La digitalisation perturbe les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs sur le continent africain. Les micro, petites et moyennes entreprises (MPME) d'Afrique de l'Ouest ne font pas exception. La digitalisation offre aux MPME de nombreux avantages, notamment une efficacité accrue, une meilleure connaissance des clients, une plus grande flexibilité et une innovation plus rapide. Cependant, la transformation digitale peut également présenter des défis, tels que la nécessité de former les employés, de mettre en œuvre des systèmes de sécurité appropriés et de trouver les ressources nécessaires pour investir dans les nouvelles technologies.

Soutenu par le projet "shERPa" de la GIZ - le nom d'une offre de conseil interne par le département sectoriel (FMB) de la GIZ aux projets qui soutiennent les MPME dans leur parcours de numérisation - Kaikai a mené une brève analyse exploratoire sur la numérisation des MPME dans deux pays d'Afrique de l'Ouest, à savoir le Ghana et le Togo. L'accent est mis sur la gestion opérationnelle, et donc la digitalisation des processus internes des MPME, tels que la comptabilité, l'inventaire, la gestion financière et d'autres, le cas échéant par le biais de solutions ERP open source. Dans le cadre de notre analyse, nous avons interrogé des fournisseurs informatiques et des MPME, et nous avons recherché des solutions existantes.

Bien que l'écosystème numérique semble plus dynamique au Ghana qu'au Togo, il ressort des échanges avec les différents acteurs que les difficultés rencontrées par les MPME sont assez similaires dans ces deux pays. Les besoins qui reviennent le plus sont : Comptabilité ; Gestion des stocks ; GRH ; CRM ; Facturation ; Paie.

Au Togo, les fournisseurs informatiques se sont plaints du manque de culture numérique et du manque de vision des MPME. Leurs clients considèrent l'acquisition de solutions uniquement comme des coûts et non comme des investissements. Ils manquent d'excellence opérationnelle (par exemple en matière de comptabilité et de gestion de la relation client) et, par conséquent, un projet de digitalisation peut révéler de nombreuses lacunes.

En ce qui concerne le Ghana, les MPME interrogées utilisaient des logiciels propriétaires pour les processus comptables, ce qui, dans certains cas, les limitait, car elles utilisent souvent des logiciels de bureau dont les licences ont expiré ou ont été piratées, ce qui rend les mises à jour impossibles. Il est peu probable qu'elles passent à une offre SaaS du même produit basée sur le cloud.

Nos entretiens ont également révélé la capacité des MPME à supporter une partie des coûts de la digitalisation, notamment en ce qui concerne les coûts de licence et d'équipement (ordinateurs, etc.). Cependant, le coût de l'introduction de systèmes ERP intégrés - compréhension des besoins et consultation sur les processus, personnalisation, formation - est considéré comme un facteur limitant pour les MPME.

Voici quelques exemples de solutions ERP que nous souhaitons mettre en avant:

Solution 1: Odoo

Les caractéristiques de cette solution sont les suivantes:

• Open source - bien que la version communautaire gratuite (logiciel "libre") ait des limitations par rapport à la version entreprise (qui a des fonctionnalités et des services supplémentaires propriétaires), ce qui oblige les fournisseurs informatiques à utiliser l'offre cloud d'odoo lorsqu'ils fournissent des personnalisations (par exemple pour respecter les réglementations locales).
  

• Une seule application, avec toutes les fonctionnalités prioritaires pour les MPME
  

• Flexibility for customization: app store and open source ecosystem

• Forte pénétration sur le marché sous-régional et utilisation par les MPME locales
  

• Nombreux fournisseurs locaux
  

Solution 2: ERPNext

Les caractéristiques de cette solution sont les suivantes:

• Entièrement open source, c'est-à-dire aucune différence avec les offres des entreprises ("commerciales" / "coûteuses")
  

• Une application unique
  

• Flexibilité pour la personnalisation
  

• Il existe des fournisseurs locaux, mais l'écosystème est moins étendu que celui d'Odoo
  

• Déjà utilisée par des MPME locales
  

Solution 3: ERP Compta (CAGECFI)

• Non gratuit et non open source
  

• Présent dans 17 pays de la sous-région
  

• A mené des projets avec des MPME avec un bon retour d'information (projet du PNUD)
  

• Comprend le contexte local
  

• Modulable

1. Combiner l'introduction de la technologie numérique avec le renforcement des capacités / formations

Les systèmes ERP partent d'hypothèses sur le processus idéal à utiliser dans un lieu donné, mais certaines solutions sont très flexibles et vous permettent de faire les choses différemment. Il est donc particulièrement important de comprendre les processus sous-jacents. Selon les fournisseurs de solutions interrogés, cela implique parfois d'améliorer les processus, ce qui devient une tâche organisationnelle plutôt que technique.

C'est particulièrement vrai pour les domaines d'activité qui requièrent des compétences spécifiques, comme la comptabilité. Il ne suffit pas qu'un fournisseur de solutions ait une bonne compréhension d'une solution ERP, il doit aussi avoir une expertise du domaine pour conseiller les clients.

2. Impliquer les MPME dans le risque financier de la digitalisation

Si les services de transformation digitale sont fournis gratuitement aux MPME, cela comporte plusieurs risques en termes de durabilité de l'intervention.

Généralement, les projets impliquant des fournisseurs de solutions nécessitent le paiement d'une phase initiale d'installation / configuration / formation, puis d'un abonnement mensuel ou annuel. Si le service est fourni gratuitement pendant une période initiale, cela facilite l'introduction initiale. Toutefois, les frais d'abonnement permanents peuvent devenir un fardeau et mettre fin à la relation entre le vendeur et le client.

S'il n'y a pas d'investissement ou de risque financier pour le client, le projet est susceptible d'être considéré comme un projet complémentaire ou secondaire. Cela signifie qu'il est moins probable que les personnes clés/leadership soient impliquées dans le processus, ce qui est nécessaire à la réussite d'un projet de transformation numérique.

Bien entendu, lorsque les MPME ont des ressources limitées, un programme de soutien financier est nécessaire pour réduire les risques liés au projet, tant pour le vendeur que pour le client. Toutefois, nous recommandons que les MPME paient un pourcentage du coût initial, de la maintenance et de l'équipement. Cela pourrait exclure les très jeunes entreprises et les petites entreprises, mais il est peu probable qu'elles poursuivent le travail de toute façon.

3. Privilégier des solutions technologiques adaptables et standardisées 

Si la transformation digitale n'est pas qu'une question technique, le choix de la solution est un élément important. Nous pensons qu'en travaillant avec le secteur privé, il est important de ne pas encourager le verrouillage des fournisseurs et de veiller à ce que les MPME puissent prendre des décisions éclairées et conserver une certaine flexibilité dans le choix d'un fournisseur, d'un consultant ou d'une personne embauchée en interne. Cela permet également de développer des modules locaux personnalisés qui respectent les réglementations locales en matière de comptabilité, de ressources humaines, de systèmes de paiement, etc.

En résumé, les programmes qui soutiennent l'introduction de systèmes ERP devraient favoriser les systèmes standardisés - qui ont un écosystème actif, des ressources d'apprentissage. Les solutions open-source comme Odoo ou ERPNext - et aussi Tryton dans une certaine mesure - sont de bons candidats pour cela, car elles ont une documentation accessible et promeuvent généralement la formation de développeurs externes. D'autre part, nous devons nous assurer que nous connaissons l'écosystème numérique local, dans ce cas le Ghana et le Togo ; il peut déjà y avoir des fournisseurs de solutions (open source ou propriétaires) qui peuvent déjà avoir des solutions logicielles numériques pour les MPME. Il est donc toujours nécessaire de bien comprendre le contexte local pour ne pas évincer les entreprises existantes et leurs solutions.

Il est certainement possible d'améliorer les solutions existantes, par exemple en se concentrant sur des outils qui effectuent la plupart des opérations sur des smartphones, qui s'intègrent étroitement aux réglementations nationales et régionales et qui répondent aux besoins et aux demandes spécifiques des MPME. Mais nous pensons qu'il est préférable d'offrir ces solutions comme des extensions ou des compléments à des solutions qui ont déjà un écosystème ouvert, plutôt que des solutions propriétaires fermées qui dépendent uniquement d'un fournisseur.